Orion AI Ops
Una PMI manifatturiera che riceveva centinaia di email, ticket e richieste preventivo a settimana. Abbiamo costruito un sistema AI che le smista, le risponde quando può, e libera l'ufficio commerciale per ciò che conta davvero.
Troppo lavoro ripetitivo, troppo poco tempo per il resto.
Il cliente — un'azienda che produce componenti meccanici su misura — riceveva ogni settimana centinaia di email, richieste preventivo e ticket di supporto. Tre persone passavano la maggior parte della giornata a smistare, copiare dati e rispondere a domande ricorrenti.
Volevano introdurre l'AI, ma con un vincolo chiaro: nessuna risposta automatica al cliente senza supervisione umana. L'AI doveva preparare il lavoro, non sostituire la firma di chi lavora lì da vent'anni.
Inoltre il dato era sensibile: schede tecniche, prezzi, contratti. Tutto doveva restare on-premise o in cloud privato europeo, mai inviato a modelli pubblici senza filtro.
Sei mesi, sei aree liberate dall'AI.
Abbiamo lavorato a stretto contatto con commerciale, amministrazione e produzione. Ogni automazione è nata da una loro frustrazione concreta, non da una nostra idea astratta.
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Audit & mappatura processi
Una settimana sul campo a osservare come arrivano email, ticket e richieste. Quali sono ricorrenti? Quali richiedono giudizio umano? Mappa dettagliata dei flussi attuali e identificazione delle 6 aree con maggior ROI per l'automazione.
- 02
Smistamento intelligente email
Classificatore AI che legge le email in arrivo e le instrada al reparto giusto: commerciale, supporto tecnico, amministrazione, recupero crediti. Accuratezza al 94% dopo training sui dati storici dell'azienda.
- 03
Generazione preventivi assistita
Pipeline che estrae specifiche tecniche da PDF e DWG allegati, le confronta con il listino interno e prepara una bozza di preventivo in PDF. Il commerciale rivede, modifica e firma. Tempo medio: da 35 minuti a 4 minuti per preventivo.
- 04
OCR e archiviazione documenti
Bolle di consegna, fatture passive e DDT vengono digitalizzati con OCR specializzato, validati contro l'ERP e archiviati con tag automatici. Ricerca semantica: "trova le bolle del fornitore X di marzo" in linguaggio naturale.
- 05
Assistente interno conoscenza
Chatbot privato addestrato sui manuali tecnici, contratti e procedure interne. I tecnici lo interrogano dal browser: risponde con citazioni alle pagine esatte dei documenti. Nessun dato esce dall'infrastruttura aziendale.
- 06
Dashboard & monitoraggio
Pannello unico per vedere quante email l'AI ha smistato, quanti preventivi ha preparato, dove ha sbagliato e quante ore di lavoro ha liberato. Trasparenza totale: ogni decisione AI è auditabile e revocabile.
Numeri reali dopo i primi 90 giorni.
- 60+ ore di lavoro manuale risparmiate ogni mese
- Tempo preparazione preventivi: da 35 a 4 minuti
- 94% di accuratezza nello smistamento email
- Riduzione del 70% nei tempi di archiviazione documenti
- Tutti i dati restano in cloud privato europeo
- Audit log completo di ogni decisione presa dall'AI
- Integrazione con ERP, gestionale e posta esistenti
- Formazione del personale interno alla supervisione
- Roadmap di evoluzione condivisa per i mesi successivi
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